Szanowni Państwo!
Przekazujemy ważne informacje dla firm z sektora ochrony zdrowia. Od 1.02.2026 r. wszedł w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą – od jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) po duże spółki – będzie musiał korzystać z KSeF, przynajmniej w zakresie odbioru faktur kosztowych (np. materiały, paliwo, media, leasing, sprzęt). Dotyczy to także form działających w sektorze ochrony zdrowia (zwolnionych z VAT).
Termin obowiązku wystawiania faktur dla odbiorców przez KSeF uzależniony jest od obrotu firmy i przedstawia się następująco:
- od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z VAT w roku 2024 przekroczyła 200 mln zł
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców VATowych i tych, którzy korzystają ze zwolnień podmiotowych lub przedmiotowych – czyli dla wszystkich przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury VAT
- od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych przedsiębiorców – tych, których całkowita sprzedaż fakturowana (fakturami VAT) miesięcznie jest poniżej 10 000 zł brutto
Zwolnienie z KSeF – kto nie musi wystawiać faktur za pomocą KSeF?
Firmy prowadzące podmioty wykonujące działalność leczniczą wystawiające faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (pacjenci) nie podlegają obowiązkowi wystawiania ich przez KSeF. W takich przypadkach faktury mogą być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznie poza systemem KSeF. Decyzja o tym czy faktura na rzecz pacjentów będzie wystawiona w KSeF jest dobrowolna i zależy od woli wystawcy faktury.
Jakie faktury podlegają wystawianiu przez KSeF?
- faktury wystawiane na rzecz NFZ
- faktury wystawiane przez lekarzy w ramach umów kontraktowych B2B
- faktury wystawione na rzecz innych podmiotów (B2B) za świadczone usługi
Co zrobić przed 1 lutego 2026 r.?
Obecnie dostępna jest aplikacja KSeF 2.0 wersja przedprodukcyjna (Demo), na której można testować działanie systemu.
- Zalogować się do KSeF przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, e-dowód – w przypadku JDG
- Zarząd lub wspólnicy spółki muszą wyznaczyć osoby odpowiedzialne za dostęp do KSeF – złożyć druk ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego
- Nadać uprawnienia biuru rachunkowemu (jeśli prowadzona jest KPiR z księgową)
- Zweryfikować czy w umowach o wystawianie faktur (tzw. umowach o samofakturowanie) nadano upoważnienia i jest wskazany podmiot, który jest odpowiedzialny za wystawianie faktur do KSeF
- Dla małych firm obsługa nowych faktur może odbywać się wyłącznie przez aplikację udostępnioną przez MF, nie trzeba korzystać z komercyjnego oprogramowania
- Po 1 litego 2026 r. regularnie pobierać faktury i ewentualnie wystawiać faktury z systemu